Un sistema contable, permite que una empresa pueda llevar su contabilidad. Ayudando al control de la administración de la empresa. Y gracias a los avances tecnológicos y los diferentes sistemas de contabilidad, es más llevadero y fácil de obtener las rendiciones correctas de ganancias y pérdidas de la empresa.
Al definir un sistema contable, podemos decir que, es una herramienta que aglomera toda la información contable de una empresa. Incluyendo todos los datos netamente financieros. Permitiendo que se pueda tener un análisis y poder visualizar la salud financiera.
Asimismo, permite crear un conjunto de normas y procedimientos, para la correcta gestión de las transacciones que tenga que realizar la empresa. Manteniendo los criterios de clasificación para los registros diarios de las operaciones.
De esta forma el entendimiento de la situación económica se logra de manera rápida, pues las estructuras contables dan las pautas para controlar las operaciones financieras. Logrando llevar el correcto diario de las cuentas de la organización.
Por tanto, el sistema contable es la herramienta de apoyo de cualquier contador, que le permite automatizar las tareas técnicas del control financiero de una empresa. Pues allí arupa toda la información del flujo económico. Arrojando cálculos, procesos, y proyecciones financieras de la empresa.
Historia de los sistemas contables
El origen de los sistemas contables viene dado a la necesidad de los profesionales de la contaduría, en realizar con mayor facilidad los cálculos financieros de una empresa. Y que fuesen más fiables al momento de realizar proyecciones económicas a futuro.
Es importante recalcar, que, uno de los factores que permitieron el desarrollo de los sistemas contables fue la aparición del dinero como forma de intercambio. Y al ser aceptada como pago al realizar compra o ventas de servicios, bienes, productos, entre otros.
Lo anterior ayudo a que todas las personas llevaran un registro de todas sus actividades de intercambio monetario. Pues, era grandes cantidades numéricas y de difícil memorización.
Por tanto, las personas que llevaban el control de ventas o compras, utilizaban un sistema contable rudimentario, conformado por un ábaco o un libro de folios. Los cuales servían para llevar el control financiero de un negocio o empresa de forma manual. Aunque era fiable y generaba la confianza necesaria, su proceso era muy lento y tedioso.
Es allí donde se empieza a involucrar a la tecnología en la creación de un sistema contable. Donde dicho software deberá cumplir con diversos parámetros, que lograse entender cualquier persona encargada de las finanzas.
Dado a la complejidad de la empresa, puede utilizar un sistema contable que sea operado por una sola persona. Como también existen compañías donde necesitan una estructura organizativa para el manejo de las herramientas contables, y poder tener un control fiable sobre las finanzas.
¿Cuáles son las características de un sistema contable?
Todo sistema contable posee una serie de características, que permite la organización común y básica entre ellos. Los cuales se mencionan:
De gran utilidad: su relación es estrecha con una empresa, ya que el sistema contable permite conocer el estatus financiero de manera eficaz y sencilla.
Son fiables: toda la información que se suministra a los sistemas contables son reales. Por lo tanto, los encargados de tomar decisiones por la empresa, la podrán realizar sin temor a estar trabajando con datos financieros falsos.
Son fácil de comprender: su fácil comprensión y lectura, beneficia a los contadores, y empleados que necesitan analizar la economía financiera de una empresa. Y poder emprender cualquier proyecto en la misma, sin solapar a las experiencias contables.
Beneficios de un sistema contable
Al implementar un sistema contable en tu empresa o negocio, el mismo te ofrece ciertos beneficios, entre los cuales podemos mencionar:
Puedes ver disminución en gastos económicos, evitando perdidas en tus finanzas.
Lograras automatizar todas tus operaciones.
El almacenamiento de la información contable se hace directamente en la nube o servidor dispuesto para ello.
Los errores de ingresos de cifras se disminuye al mínimo.
La búsqueda de información es más rápida, ahorrando tiempo al buscar un archivo especifico.
Todos los datos que se encuentran en el sistema, están protegidos, ordenados y dispuestos para cualquier inspección.
Ayuda a generar proyecciones económicas más fiables, aumentando la producción de la empresa.
La elaboración de informes contables, están siempre disponible para cuando las soliciten.
¿Cuáles son los criterios de un programa contable?
Simplicidad:
La interfaz de cualquier programa contable debe ser amigable e intuitivo. Siendo de fácil uso y rápido entendimiento para las personas que van a operarlo. Cumpliendo los objetivos de forma fácil.
Procesos contables rápidos:
Debe realizar la emisión y recepción de facturas y órdenes de compra y venta de manera rápida y sencilla. Respondiendo a la dinámica actual de los negocios y mercados mundiales. Debiendo demostrar su operatividad las 24/7.
Operación contable en tiempo real:
Todos los procesos contables deberán ser de manera inmediata, relacionando las entradas y salidas en tiempo real. Esto es de suma importancia en una empresa, pues permite la emisión de facturas u órdenes de compra de forma eficaz. Como también un mayor control sobre las finanzas de la empresa.
Entrega de las declaraciones mensuales y anuales:
Deberá prestar las facilidades para obtener las declaraciones fiscales mensuales, trimestrales, anuales, y otras que se tengan a cancelar. Permitiendo cumplir con las contribuciones fiscales solicitadas por los órganos de administración tributaria del estado. Un sistema contable evita los errores en la denominación e información fiscal de la empresa, como también en la cantidad de pagos a realizar.
Homologación de información entre sistemas contables:
Es importante mantener actualizada la información de los impuestos, regímenes fiscales, gravámenes, entre otros. Permitiendo la correcta declaración de los impuestos generados, como el pago de servicios que tenga a bien pagar el contribuyente.
Servicios y valor agregado:
Es importante para una empresa que un sistema contable pueda llevar una agenda de los compromisos financieros que tenga dicha compañía. Por tanto, un buen sistema de contable, permite que, puedas estar al día con los pagos, deudas por cancelar, proveedores, clientes. Como también te ofrece los reportes de ganancias y pérdidas, proyecciones e inversiones.
Cuentas por pagar:
Esto representa las posibles ganancias que pueda tener una empresa. Por tanto el sistema debe encontrarse en la capacidad de llevar un correcto control de las ganancias y pérdidas de la empresa. Como también de los gatos relacionados a tu organización. Teniendo total visibilidad de las cuentas por cobrar y pagar.
Esto es una de las estrategias de cualquier empresa, y muy necesaria para mantener un balance en positivo. Masificando los beneficios de la compañía y evitando los gastos innecesarios. Por lo tanto, para poder tener una salud financiera estable, es importante mantener un control en los gastos. Y evitar una fuga de recursos que puedan dañar la salud financiera de la organización.
Tipos de sistemas contables
En la actualidad, existen diversos tipos de sistemas contables y de facturación. Sin embargo, entre los más usados tenemos:
Sistema contable para la facturación: sistema contable encargado de la emisión de facturas y cheques. Como también la emisión de informes sobre la actividad financiera, validación y autorizaciones de pagos y cobros.
Sistema de gestión de nóminas: controla y gestiona la nómina de una empresa, con este sistema puedes realizar el cálculo de los salarios, compensaciones, deducciones entre otros.
Sistema para la planificación de los recursos institucionales: permite la elaboración, gestión y control de los productos, compras de materiales, distribución, operaciones contables y otras actividades que necesite en la planificación de la empresa.
Sistema de gastos: este sistema, permite llevar el control de los ciclos de facturación, aprobación de gastos, y realizar los informes de cobro de una empresa.
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